Etkili İletişim Nasıl Olur?

İletişim Nedir?

Etkili iletişimin nasıl olacağını anlatmadan önce, hayatımızın her alanında olan iletişimin ne olduğundan, neden böyle bir fiil gerçekleştirdiğimizden bahsedelim. İletişim, anlatılmak istenen mesajın, başka bir kişiye, karşıdakinin anlayacağı işaretler ve dil ile aktarılma işidir.  İletişim bir kişiden diğerine bilgi, fikir ve görüş aktarma sanatıdır. İletişim sözlü olabileceği gibi sözsüz, yüz ifadeleri ve beden hareketleri ile de olabilmektedir. Kimi zaman söze gerek kalmadan vücut diliyle karşımızdakine mesajımızı aktarabilmekteyiz. Aynı zamanda, bir konuşmacı bir şey anlatırken onun vücut hareketlerinden, sözlerinin doğruluğu, güvenilirliği, o kişinin söylediği şeye emin olup olmadığı, yalan söyleyip söylemediği hakkında da bilgi sahibi olabiliriz. İşin bu kısmı daha derin bir mevzu olması ve şuanki konumuza dahil olmaması sebebiyle buraya değinmeyeceğiz fakat belki ileride bu konuyu da işleyebiliriz.

 

İletişim Neden Yapılır?

İnsanoğlu farklı sebeplerle iletişim kurar. Bunlara örnek olarak şunları verebiliriz:

  • Diğerlerini etkilemek
  • Düşüncelerimizi ve duygularımızı kelime ve hareketlerle anlatmak
  • İnsanları kontrol ve motive etmek
  • Sosyalleşmek, ilişkiler kurmak
  • Özgüveni arttırmak
  • Eğlence
  • Eğitim
  • Bilgi vermek
  • Problem çözmek
  • Emir vermek

Nasıl İyi Bir İletişimci Olunur?

İyi bir iletişimci olmak isteyen kişinin yapması gerekenler:

  • Kendi fikirlerini açıkça belirtmek
  • İnsanlarla ilişkilerini geliştirmek
  • Konuşmalarda geri dönüşlerde bulunmak (cevaplar, reaksiyonlar vermek)
  • Diğerlerinin geri dönüşlerine karşı açık olmak (diğerlerinin görüşlerini hoş karşılamak)
  • Farklı adet ve kültürlere karşı toleranslı olmak
  • Sizinle konuşan birine o esnada dikkatini vermek
  • Diğer insanları konuşmaya cesaretlendirmek ve uygun sorular sormak
  • Diğer insanlar bakış açısını anlasınlar diye fikirlerini sunmak
  • Diğerlerine adil davranmak ve kendine nasıl davranılmasını istediğini diğerlerinin bilmesini sağlamak
  • İş birliğine önem vermek ve nasıl iş birliği ve anlaşma yapılacağını bilmek
  • Diğer insanları anlamaya çalışmak, empati kurmak
  • İnsanların güvenini ve saygısını kolayca kazanabilmek
  • Diğer insanların sana anlatmak istediği şeyi, doğru anlayıp anlamadığından emin olmak için kontrol etmek
  • Vaatlerine sadık kalmak
  • Zorluklar yaşadığın insanlara karşı olumsuz ve agresif olmadan çalışmayı başarmak

Etkili İletişimin Unsurları Nelerdir?

  • Göz teması ve görünür ağız hareketleri
  • Vücut dili
  • Ortam sessizliği (ortamda gürültü olmaması)
  • Mesajın anlaşılıp anlaşılmadığının kontrol edilmesi
  • Güler yüz
  • Ne söylendiğinin özetlenmesi
  • Devam etmek için teşvik etmek
  • Bazı sorular sormak

7 Madde

Bir toplantının, emailin, konferans görüşmesinin, raporun veya sunumun; dinleyiciler veya okuyucular tarafından doğru anlaşılması için, mesajın iyi kurgulanmış ve net olması gerekir. Bunu sağlamak için aşağıdaki 7 maddeye riayet edilmelidir:

  • Açıklık
  • Kısa ve öz olmak
  • Somutluk
  • Doğruluk
  • Tutarlılık
  • Bütünlük
  • Kibarlık

Bunları kısaca açıklayalım:

1) Açıklık

Birine mail yazarken veya biriyle konuşurken, amacını açıkça ifade et. Bu kişiyle konuşmaktaki gayen nedir ? Eğer sen söylediğinden emin değilsen, karşıdaki kişi de bir boşluğa düşecektir. Açık olmak için, her cümledeki fikirlerin sayısını en aza indir. İnsanlar, senin ne söylemeye çalıştığını tahmin etmek zorunda kalmasınlar.

2) Kısa ve Öz Olmak

İletişim sırasında mesajını kısa ve öz ifade edersen, bahsetmek istediğin noktayı daha iyi anlatmış olursun. Karşıdaki kişiye bir şeyi üç cümlede anlatabilecekken, onu altı cümle okumak zorunda bırakmamalısın.

3) Somutluk

Eğer mesajın somut olursa, o zaman dinleyiciler onlara ne söylediğinin çerçevesini zihinlerinde çizebilirler. Önemli olan detaylardan bahsetmeli ama bunu da abartmamalıdır. Mesela bir reklam cümlesini ele alalım:

a) Bu “şipşak kahvaltı çantası” her gün size zaman kazandıracak.

b) Her gün çocuklarınızın beslenme çantasını hazırlamak için ne kadar vakit kaybediyorsunuz ? Artık bu vakit kaybına son ! Buzdolabınızdan sadece bir “şipşak kahvaltı çantası” alıp çocuğunuza verin ve hem sağlıklı yemek yemelerini hem de onlarla daha çok oynamak ve çalışmak için vakit kazanmayı sağlayın !

4) Doğruluk

Söylenilen şeyler doğru olmalı ve dinleyicileri kandırmamalıdır.

5) Tutarlılık

Söylenilen şeyler tutarlı ve belli bir mantık silsilesinde olmalıdır. Bahsedilen şeyler ana başlıkla ilgili ve ona bağlı olmalı, akışı iyi yakalayıp bundan sapmamalıdır.

6) Bütünlük

Eksiksiz bir mesaj, dinleyicilere lazım olan tüm bilgileri içermelidir. Mesela, bir yere çağırılıyorlarsa, bağlantı kurulacak isimler, telefonlar, tarihler, yerler vs. belirtilmelidir.

7) Kibarlık

Kibar bir iletişim, arkadaşça, fikirlere açık, dürüst ve duyguları zedelemeyen bir iletişim demektir. Hakaret manası taşıyan sözler ve agresif bir davranış sarf etmemelidir. Okuyucuların bakış açılarını da göz önüne almalı ve empati kurmalıdır. Konuştuğumuz kişinin yerine kendimizi koymalı, ona davrandığın şekilde kendine davranılsa ne hissedeceğini düşünmelidir. Nazik ve seviyeli olmak, sağlıklı bir iş ortamı oluşmasının da başlıca sebeplerindendir.

Çeviri: "Communication skills for Undergraduates"

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir